Đó là năm 2025, và hãy thành thật – theo dõi tài sản trong các trường học và văn phòng chính phủ đã đi một chặng đường dài. Những bảng tính Excel lộn xộn và cập nhật thủ công vô tận đó? Họ gần như là lịch sử.
Ngày nay, tất cả đều là về các công cụ di động đầu tiên, bảng điều khiển đám mây và theo dõi thời gian thực. Các nhóm trong khu vực công muốn tốc độ, độ chính xác và khả năng hiển thị - và đó chính xác là những gì theo dõi tài sản hiện đại cung cấp.
TSo, giải pháp theo dõi tài sản của trường học và chính phủ ngày nay là gì? Nó bao gồm những gì - và nó thực sự hoạt động như thế nào?
Hệ thống theo dõi mã vạch cho trường học và chính phủ
Giải pháp theo dõi tài sản của trường học hoặc chính phủ là một hệ thống kỹ thuật số để giám sát và quản lý tài sản vật lý - như máy tính xách tay, máy chiếu, xe hơi và thiết bị văn phòng - trên toàn trường và các bộ phận. Nó giúp các tổ chức giảm tổn thất, kéo dài tuổi thọ tài sản và cải thiện trách nhiệm.
Trong khi các hệ thống theo dõi tài sản có thể dao động từ các giải pháp mã vạch đến RFID và thậm chí các công nghệ BLE / iBeacon, các hệ thống dựa trên mã vạch vẫn được áp dụng rộng rãi nhất - và có lý do tốt.
Tại sao Hệ thống mã vạch Excel
- Hiệu quả về chi phí
-
Máy in mã vạch và máy quét là giá cả phải chăng và dễ triển khai - lý tưởng cho các trường học và cơ quan chính phủ với ngân sách chặt chẽ.
- Đơn giản và đáng tin cậy
-
Hệ thống này dễ duy trì, đòi hỏi ít đào tạo và phù hợp liền mạch với quy trình làm việc của K-12, giáo dục đại học và khu vực công.
- Đa năng
-
Mã vạch hoạt động trên một loạt các tài sản - máy tính xách tay, sách, bàn làm việc, thiết bị AV - làm cho hàng tồn kho và kiểm toán nhanh chóng và chính xác.
Điều gì được bao gồm trong một hệ thống theo dõi tài sản mã vạch?
Một hệ thống theo dõi tài sản mã vạch hiện đại cho các trường học và cơ quan chính phủ thường bao gồm:
-
Máy in mã vạch
-
Thẻ tài sản mã vạch
-
Máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động (PDA)
-
Phần mềm quản lý tài sản dựa trên đám mây và ứng dụng di động
Phần mềm quản lý tài sản dựa trên đám mây là bộ não của hoạt động. Nó cung cấp một bảng điều khiển thời gian thực để theo dõi vị trí tài sản, trạng thái, thông tin bảo hành và lịch bảo trì.
Trong việc sử dụng hàng ngày, các trường học và cơ quan công cộng ngày càng dựa vào các ứng dụng di động để xử lý theo dõi tài sản. Nhân viên CNTT, nhóm quản trị, thậm chí là quản lý cơ sở chỉ cần sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy quét cầm tay để hoàn thành công việc. Họ đang quét mã vạch, kiểm tra các mục vào hoặc ra, ghi lại các vấn đề bảo trì hoặc cập nhật hồ sơ trên máy bay.
Không quan trọng nếu họ đang ở văn phòng CNTT, phòng thí nghiệm khoa học, hoặc sửa chữa một cái gì đó trong lĩnh vực - tất cả đều được thực hiện ngay lúc đó và ở đó. Đó là một cách đơn giản, hiệu quả để ở trên tất cả mọi thứ - máy tính xách tay, công cụ, bàn làm việc, thậm chí là xe hơi - đặc biệt là khi đồ dùng của bạn rải rác trên các tòa nhà hoặc khuôn viên khác nhau.
Tất nhiên, không có gì trong số đó hoạt động mà không có nhãn tài sản bền và máy in mã vạch đáng tin cậy. Những thẻ này phải giữ - cho dù chúng bị mắc kẹt trên máy tính xách tay, một mảnh thiết bị phòng thí nghiệm, một kệ hoặc một ngăn sách. Họ trải qua rất nhiều: xử lý liên tục, làm sạch thường xuyên và mòn mòn hàng ngày. Và thông qua tất cả những điều đó, họ vẫn cần quét hoàn hảo.
Nhãn mã vạch tài sản có một loạt các định dạng - một số phổ biến nhất là mã vạch 1D như Mã 39 và Mã 128, và mã 2D như QR và Ma trận Dữ liệu.
Trong khi mỗi trường hợp sử dụng khác nhau, tất cả chúng đều mã hóa dữ liệu - thường là một sự pha trộn của các con số và chữ cái, trong một định dạng nhanh chóng và dễ dàng quét bằng máy đọc hoặc thiết bị di động.
Cái nào bạn đi với thực sự tùy thuộc vào một vài điều: loại tài sản bạn đang đánh dấu, bao nhiêu không gian bạn có trên nhãn, và bao nhiêu thông tin bạn cần đóng gói.
Theo dõi tài sản mã vạch của trường học và chính phủ hoạt động như thế nào?
-
1
Tài sản thẻ
Mỗi mục được gắn thẻ với một mã vạch có thể quét hoặc nhãn mã QR.
-
2
Quét vào hệ thống
Sử dụng máy quét hoặc thiết bị di động, mỗi mục được quét và nhập vào hệ thống quản lý tài sản với các chi tiết liên quan như ngày mua, số serial, người dùng được gán và vị trí.
-
3
Theo dõi thay đổi trong thời gian thực
Khi một tài sản được di chuyển, kiểm tra hoặc trả lại, nhân viên quét nó để cập nhật hệ thống. Tích hợp đám mây đảm bảo rằng mọi thay đổi được ghi lại và hiển thị ngay lập tức trên tất cả các bộ phận.
-
4
Tạo báo cáo
Cho dù đó là kiểm toán hàng năm, yêu cầu bảo hiểm hoặc kiểm tra tuân thủ, báo cáo có thể được tạo ra tự động - tiết kiệm thời gian và giảm lỗi.
Dưới đây là một workflow điển hình:
Gói máy in mã vạch tốt nhất cho quản lý tài sản trường học và chính phủ
Các tổ chức trong khu vực công đang chịu áp lực ngày càng tăng để làm nhiều hơn với ít hơn. Ngân sách rất chặt chẽ, nhưng việc sử dụng công nghệ đang tăng lên. Các thiết bị di động hơn bao giờ hết - và điều đó có nghĩa là nguy cơ mất mát hoặc quản lý sai cao hơn.
Ở Mỹ và khắp châu Âu, các trường học đang phát hành các thiết bị học sinh 1: 1, nâng cấp hệ thống AV và đầu tư vào phòng thí nghiệm STEM. Chính phủ đang kỹ thuật số hóa các dịch vụ và triển khai lực lượng lao động di động. Quản lý tài sản hiệu quả không còn là tùy chọn nữa - nó là điều cần thiết.
Theo dõi tài sản hiệu quả trong các trường học tăng khả năng hiển thị, giảm tổn thất và làm cho kiểm toán nhanh hơn và dễ dàng hơn. Nó cũng đơn giản hóa báo cáo tài trợ và giúp các nhóm đưa ra quyết định mua hàng thông minh hơn. Đối với các cơ quan chính phủ, nó cải thiện trách nhiệm, giảm thời gian ngừng hoạt động và hỗ trợ tính bền vững bằng cách kéo dài tuổi thọ tài sản.
iDPRT hiểu nhu cầu độc đáo của các tổ chức giáo dục và cơ sở chính phủ. Đó là lý do tại sao chúng tôi cung cấp một gói máy in và máy quét mã vạch hiệu quả về chi phí, có thể mở rộng được điều chỉnh cho quản lý tài sản hiệu quả và theo dõi tài sản mã vạch.
Giải pháp phần cứng mã vạch được đề nghị của chúng tôi bao gồm:
Máy in mã vạch máy tính để bàn
Compact và mạnh mẽ, hoàn hảo cho in thẻ tài sản độ phân giải cao, bền bao gồm ID tài sản, mã vạch, mã QR và thông tin bộ phận hoặc vị trí, chống nước, hóa chất làm sạch phổ biến và mòn mòn hàng ngày.
Máy in mã vạch chuyển nhiệt iF4
- Độ phân giải: 203dpi, 300dpi
- Phương pháp in: Nhiệt trực tiếp và truyền nhiệt
- Tốc độ in tối đa: 6ips @ 203dpi, 5ips @ 300dpi
- Tối đa chiều rộng in: 4,25 "(108mm) @ 203dpi và 4,17 "(106mm) @ 300dpi
- Bộ nhớ: Bộ nhớ RAM 64MB / Flash 128MB
Máy in nhãn chuyển nhiệt di động
Chúng tôi cũng cung cấp một máy in nhãn chuyển nhiệt di độnghoàn hảo cho việc dán nhãn tại chỗ - cho phép nhân viên in và áp dụng thẻ trực tiếp vào tài sản công cộng như máy tính xách tay của công ty, thiết bị cầm tay trong thời gian thực.
Máy in nhãn mã vạch chuyển nhiệt di động T-230
- Độ phân giải: 203dpi
- Phương pháp in: Nhiệt trực tiếp và truyền nhiệt
- Tốc độ in tối đa: Tối đa 30mm / giây
- Tối đa chiều rộng in: 2" (50mm)
- Bộ nhớ: 8MB Flash / 16MB RAM
Phần mềm thiết kế nhãn iDPRT & Hỗ trợ tích hợp
Kết nối liền mạch với hệ thống quản lý tài sản của bạn để in dễ dàng. Nó có các công cụ bố trí phong phú và một lựa chọn rộng rãi của các mẫu nhãn được thiết kế sẵn để giúp bạn tạo thẻ tài sản tùy chỉnh nhanh chóng và dễ dàng. Ghé thăm Nhà thiết kế nhãn Ở đây.
M4 Plus tối cao mỏng PDA đầu cuối
- Màn hình LCD: LCD 4 inch (800x480)
- CPU: MTK6762 / 6761, Tám / Bốn lõi
- Bộ nhớ: 4+64/3+32
- Pin: Số lượng: 5000mAh
M2 Plus 4G Smart PDA thiết bị đầu cuối cầm tay
- Màn hình LCD: IPS 5,7 inch (720x1440)
- CPU: MTK6762 (8 lõi)
- Bộ nhớ: 4+64
- Pin: 4500mAh
iDPRT PDA Terminal hoặc Máy quét cầm tay
Để quét di chuyển và cập nhật tài sản di động. Lý tưởng cho các bộ phận CNTT, nhân viên cơ sở hoặc quản trị viên trong quá trình kiểm toán hoặc kiểm tra hàng tồn kho. Khám phá của chúng tôi Các thiết bị đầu cuối PDA.
Gói máy in quản lý tài sản iDPRT giúp các trường học, cơ quan chính phủ và tổ chức công theo dõi tài sản, cập nhật hồ sơ hàng tồn kho và bảo trì, đơn giản hóa kiểm toán và đảm bảo trách nhiệm - mỗi bước của con đường.
Sẵn sàng để nâng cấp trường học hoặc theo dõi tài sản của chính phủ của bạn?
Bắt đầu với gói máy in mã vạch của chúng tôi để quản lý tài sản nhanh chóng và hiệu quả.
